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Glosario

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Cada área de conocimiento crea, según sus necesidades, diversas formas de comunicarse a través de conceptos que en algún momento las distinguen de las demás. Sin embargo, para especialistas, alumnos, y cualquier persona en general que desarrolle un trabajo en relación con los archivos, es de suma importancia conocer los términos adecuados para referirse a las tareas archivísticas.

Los glosarios, vocabularios, o diccionarios referentes a la materia, son pocos. Países como España, Cuba, Colombia y México, entre otros, han elaborado diversos trabajos de archivística, pero la historiografía revela una carencia de éstos al respecto.

Actualmente muchas de las palabras del dominio archivístico y del libro antiguo no han sido revisadas o actualizadas debido a que la tecnología ha incorporado nuevos soportes documentales, los cuales necesitarían definirse e integrarse a los vocabularios.

A continuación se presenta un glosario de archivos civiles, eclesiásticos, y del libro antiguo, que incluyen nuevos términos. Cabe agregar que éste se basa en fuentes impresas que están citadas en la bibliografía y tratan de aportar un poco de este lenguaje archivístico que enriquezca y sirva como una herramienta para cualquier persona interesada en el tema.

Abad
Significa lo mismo que padre, este nombre se le da al jefe de una comunidad de monjes.
San Antonio, primer autor de la vida monástica fue también el primero que obtuvo la denominación de abad.
El derecho canónico distingue dos clases de abades:

  • Seculares son aquellos que poseen bienes eclesiásticos con título de abadías.
  • Regulares son los que tiene religiosos bajo su obediencia.

Los canonistas colocan a los abades inmediatamente después de los obispos gozan del privilegio de usar mitra y báculo pastoral.

Abstinencia
Significa no comer carne en ciertos días del año, obliga a todos los fieles por precepto impuesto por la iglesia a cumplir con la obligación cristiana de mortificarse y hacer penitencia para conseguir la vida eterna.
El precepto de la iglesia de abstenerse de la carne obliga a los ayunos en cuaresma y vigilia.

Absolución sacramental
Es la sentencia por la cual el ministro del sacramento de la penitencia, perdona los pecados del penitente.
El sacramento de la penitencia no produce documentos que hagan constar la administración de dicho sacramento, como es el caso de los sacramentos del bautismo, confirmación, matrimonio, ordenación sacerdotal y extremaunción. En el caso de la eucaristía o primera comunión, ésta a veces se registra en los libros parroquiales.

Acta de transferencia
Escrito jurídicamente formalizado que acredita la recepción o entrega de documentación de una institución de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia a los mismos.

Acta juramentada
Testimonio, registrado en acta, de personas que atestiguan sobre la recepción de algún sacramento del que no se halla ni aparece el documento que atestigüe la recepción de dicho sacramento.

Actividad administrativa
Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites que permiten desarrollar las funciones de las instituciones para lo cual fueron creadas. Proceso de trabajo institucional respaldado de acuerdo a la teoría administrativa en diversas fases que incluyen la planeación, la organización, el control y la evaluación de las actividades que tiene lugar a lo largo de dicho proceso.

Actor de la causa
Individuo o grupo de personas que promueven la introducción de la causa de canonización.

Actos humanos
Son aquellos que se hacen de modo humano con previo conocimiento atención y libertad de la mente. El hombre obra siempre por algún fin. Conviene distinguir el fin intrínseco del acto que se llama finis operis y el fin extrínseco que también se llama finis operantes.

Adjuntos
Este nombre lo reciben los dos capitulares que son nombrados por los Cabildos exentos de algunas catedrales, para que en unión con el obispo conozcan y juzguen las causas criminales de los canónicos.

Administración de documentos
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

Adviento
Significa la venida de Jesucristo y en los primeros siglos se daba este nombre a la fiesta de la natividad del Señor pero desde hace muchos años, esta palabra se usa para significar los días de oración, recogimiento y penitencia que preceden a dicha festividad.

El adviento siempre tiene cuatro domínicas. Estas cuatro semanas representan, según algunos autores, los cuatro mil años que precedieron a la venida del Mesías.

Afianzados
Son aquellos que mediante el otorgamiento de escrituras públicas se obligaban al cumplimiento de sus responsabilidades como recaudadores o facedores de los diezmos. La contaduría de los diezmos llevaba un registro especial con el territorio de afianzados del arzobispado. Inventario de la Catedral de Sevilla, Tomo II.

Agua bendita
Es costumbre de la Iglesia Católica bendecir el agua con varias preces y ceremonias para la aspersión de los fieles y otros usos piadosos. El agua bendita distinta a la que se utiliza en el bautismo se llama lustral, voz tomada del latín lustrare que significa purificar.
Las pilas de agua bendita que se colocan a la entrada de los templos recuerdan a los fieles que antes de acercarse al altar deben lavar sus pecados.

Alba
Vestidura de lino blanco que va desde el cuello hasta el tobillo, ceñida por un cordón y se viste después del mito antes de celebrar la misa.

Albaquías
Eran los restos de las cuentas sin liquidar. La contabilidad de estos restos se llevaba en los libros de albaquías. Inventario de la Catedral de Sevilla, Tomo II.

Amito
Pieza rectangular de lino blanco con cintas largas para ceñirse debajo del alba.

Aniversarios
Nombre genérico y popular aplicado a los sufragios que se ofrecían cada año por un difunto. Eran consecuencia de fundaciones pías en virtud de las cuales una persona o institución, mediante escritura pública destinaba cierta cantidad de sus bienes para sufragar. Inventario de la Catedral de Sevilla, Tomo II.

Aranzada
Medida de superficie aplicada a la tierra plantada de viñas o de olivos. Equivalía a lo que una yunta de mulas o de bueyes podía arar en una sola jornada. Esta medida agraria era muy común en Andalucía, España. Inventario de la Catedral de Sevilla, Tomo II.

Archivista
Es la persona encargada del archivo que trabaja dentro de éstos o los custodia. En España se le conoce como archivero, acepción que en México se refiere al contenedor donde se guardan los documentos.

Archivística
Ciencia que trata de los archivos, de las colecciones manuscritas y documentos que ahí se conservan.

Archivo
Se considera en varias acepciones:

  • Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
  • La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo, y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos para tal institución o individuo.
  • Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio.
  • Unidad de gestión documental.
  • Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.
  • Conjunto orgánico de documentos reunidos por personas, jurídicos, públicos o privados en el ejercicio de sus actividades al servicio de la gestión administrativa y de la utilización para la información, investigación y la cultura.

Archivo de concentración
Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo de transferencia.

Archivo de trámite
Es aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión.

Archivo histórico
Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

Archivos eclesiásticos
Son aquellos que provienen de la iglesia y de sus instituciones. Entre los principales se hallan: el archivo Vaticano, los diocesanos, los capitulares, los parroquiales, y los archivos de las órdenes y congregaciones religiosas.

Arquidiócesis
Territorio gobernado por un arzobispo al que están vinculadas otras diócesis sufragáneas.

Arzobispado
Jurisdicción eclesiástica de la que dependen las diócesis sufragáneas.

Asunto
Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.

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